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Question · Automatisation
Comment relancer ses clients automatiquement (devis et factures impayées) ?
Une relance automatique repose sur un calendrier simple : un message courtois à J+7 après un devis sans réponse, puis un rappel à l’échéance et à J+15 pour une facture, envoyés tout seuls depuis votre liste de devis et factures. Vous gardez la main sur le ton et vous pouvez stopper une relance d’un clic. L’objectif n’est pas de harceler, c’est de ne plus oublier.
Pourquoi les relances ne se font pas
Vous n’avez pas le temps
Relancer demande de se souvenir, de retrouver le document, d’écrire un message poli et de le suivre. Quand on est sur un chantier ou derrière un comptoir, ça passe toujours après. Résultat : des devis qui dorment et des factures réglées avec deux mois de retard, non par mauvaise volonté du client mais par oubli des deux côtés.
Vous n’aimez pas réclamer
Beaucoup d’artisans et de commerçants hésitent à relancer par peur de paraître insistants. Un message automatique, neutre et courtois, enlève cette gêne : ce n’est pas vous qui réclamez, c’est votre système de gestion qui fait son travail. Les clients le comprennent très bien, ils reçoivent le même genre de rappels de tous leurs fournisseurs.
Vos documents sont éparpillés
Devis dans la messagerie, factures dans un dossier, règlements sur le relevé bancaire : impossible de savoir d’un coup d’œil qui doit quoi. Première étape avant toute automatisation : une liste unique, même dans un tableur, avec le client, le montant, la date d’envoi, la date d’échéance et l’état. Tout le reste découle de cette liste.
Comment fonctionne une relance automatique
Un calendrier de relances
Pour un devis : un message de suivi une semaine après l’envoi, un second quinze jours plus tard, puis on classe. Pour une facture : un rappel aimable la veille de l’échéance, un second à J+10, un troisième plus ferme à J+30 avec mention des pénalités prévues. Ce calendrier se règle une fois et s’applique à tous, sauf exceptions que vous marquez.
Des messages à votre ton
Les textes sont écrits une fois, dans vos mots, avec le nom du client, le numéro du document et le montant insérés automatiquement. Un lien pour répondre ou payer en ligne facilite la suite. Vous pouvez prévoir un message différent pour les particuliers et pour les professionnels, qui n’ont pas les mêmes habitudes de règlement.
Un arrêt automatique
Dès que vous marquez un devis accepté ou une facture réglée, la relance s’arrête. Rien ne part sans raison. Chaque matin, un récapitulatif vous indique ce qui a été envoyé et ce qui reste en attente, pour un éventuel appel personnel sur les gros montants. Azothia met en place ce type de suivi à partir de vos outils existants, après un diagnostic gratuit.
Comment faire, concrètement
Trois étapes pour y arriver.
Centralisez devis et factures
Une liste unique avec client, montant, dates et état. Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, vérifiez s’il exporte ou se connecte : c’est souvent le point de branchement.
Écrivez trois messages
Un pour le suivi de devis, un rappel aimable de facture, un rappel ferme. Courts, polis, avec un moyen de répondre ou de payer. Vous ne les réécrirez plus.
Réglez le calendrier et testez
Fixez les délais, lancez sur un mois, observez. Ajustez le ton si besoin. Gardez les gros montants pour un appel personnel.
Scénario type
Une entreprise d’électricité de l’Yonne a en moyenne 6 000 € de factures en retard de plus de trente jours. Avec un rappel automatique la veille de l’échéance, à J+10 et à J+30, et un lien de paiement, la plupart des retards se réduisent à quelques jours. Le temps passé à relancer tombe à quelques minutes par semaine. Scénario type, chiffres indicatifs.
Nos engagements, écrits dans chaque devis
Ce qui est à vous reste à vous.
Prix fixe, sur devis
Pas de facturation à l’heure. Le prix, le périmètre et le délai sont écrits avant de commencer et ne bougent plus. Première réponse sous 24 h, diagnostic gratuit.
Propriété totale
Nom de domaine, hébergement, textes, photos, automatisations : tout est enregistré à votre nom, avec vos identifiants. Vous pouvez changer de prestataire quand vous voulez.
Réversibilité
Les automatisations sont livrées exportables et documentées. Vos tarifs et vos données clients ne sont jamais enfermés dans un outil que vous ne contrôlez pas.
Un critère de succès mesurable
Chaque projet d’automatisation démarre avec un objectif chiffré écrit dans le devis — par exemple « un devis produit en moins de 20 minutes au lieu de 90 » — et se termine quand il est atteint.
Hébergement et messagerie sur des infrastructures européennes ou avec garanties équivalentes, adaptés à vos besoins et à vos contraintes ; données traitées conformément à notre politique de confidentialité.
Questions fréquentes
Les clients ne vont-ils pas mal le prendre ?
Un rappel courtois, précis et prévisible est perçu comme du professionnalisme, pas comme une agression. Ce qui agace, c’est l’appel inattendu, trois mois après, sur un ton gêné. Les messages automatiques sont neutres et réguliers. Et pour les clients fragiles ou importants, vous gardez la possibilité de désactiver la relance et d’appeler vous-même.
Par e-mail ou par SMS ?
L’e-mail convient pour les devis et les premiers rappels de facture, car il porte le document en pièce jointe. Le SMS est utile pour un rappel court auprès de particuliers qui lisent peu leurs mails. Mélanger les deux est possible, à condition d’avoir recueilli le numéro et l’adresse avec l’accord du client.
Que mettre dans un rappel ferme ?
Le numéro de facture, la date d’échéance dépassée, le montant, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire prévues par la loi et vos conditions, et un délai clair pour régulariser. Rester factuel et poli. Si rien ne bouge, l’étape suivante est un courrier de mise en demeure, que l’on n’automatise pas.
Puis-je relancer aussi les devis anciens ?
Oui, avec un message différent : « votre projet est-il toujours d’actualité ? » plutôt qu’une relance de paiement. Un passage sur les devis de l’année écoulée récupère parfois des chantiers que le client avait simplement reportés. Faites-le une fois à la main, puis laissez l’automatisation gérer les suivants.
Faut-il un logiciel de facturation particulier ?
Non. L’automatisation se branche sur ce que vous avez : tableur, logiciel de devis, outil de facturation en ligne. Si votre outil actuel ne permet aucune sortie de données, c’est l’occasion d’en discuter, notamment avec les obligations de facturation électronique qui arrivent. Le diagnostic sert justement à vérifier ce point.